Engagement Loi 25 (Québec)

Cette page résume nos engagements en matière de protection des renseignements personnels, conformément à la Loi 25 du Québec. Pour le détail complet — catégories de renseignements, sous-traitants et durées de conservation — voir notre politique de confidentialité.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est joignable à confidentialite@lagentic.ca.

2. Consentement clair et explicite

Nous demandons un consentement explicite pour toute technologie non essentielle (ex. : analytique), avec possibilité de refus sans nuire aux fonctionnalités essentielles. Chaque appel traité par notre réceptionniste IA débute par un avis d'enregistrement.

3. Enregistrements audio : conservation limitée

Les deux types d'enregistrement produits par la plateforme sont détruits automatiquement — une suppression technique exécutée quotidiennement, pas seulement une promesse écrite :

• les enregistrements de la réceptionniste IA, supprimés après 7 jours, y compris chez notre fournisseur de téléphonie ;
• les mémos vocaux de visite enregistrés par le courtier, supprimés après 30 jours. Ce délai laisse le temps de refaire une transcription ratée avant que la voix de la personne ne soit détruite.

Dans les deux cas, la transcription et le résumé sont conservés comme notes de suivi du courtier : c'est l'audio qui est l'élément sensible et qui n'a pas à survivre à la fin de son utilité. Les enregistrements sont stockés dans un espace privé et ne sont accessibles qu'au courtier concerné, au moyen d'un lien temporaire généré à la demande.

4. Sous-traitants et hébergement hors Québec

Certains de nos fournisseurs techniques (hébergement et base de données, téléphonie et voix IA, modèles de langage, courriel transactionnel, paiement) sont situés à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant toute communication de renseignements personnels hors Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et encadrons chaque fournisseur par des engagements contractuels de protection équivalente. La liste nominative des fournisseurs, avec leur rôle et leur lieu de traitement, est dans la politique de confidentialité, section 6.

5. Minimisation avant tout transfert

Le principe que nous appliquons est simple : le renseignement le moins exposé est celui qui n'a pas été transmis. Concrètement, avant qu'une requête ne parte vers un fournisseur de modèles de langage :

• les coordonnées des contacts(courriel, téléphone) sont remplacées par une référence interne ; elles sont rétablies sur nos serveurs uniquement au moment d'envoyer le courriel ou de placer l'appel demandé ;
• la liste des contacts n'est jointe que si la demande concerne une personne— une question sur l'agenda ou une propriété ne l'emporte pas ;
• pour les traitements qui n'ont pas besoin d'identifiants (analyse d'une transcription de visite, classement d'une conversation), les courriels, numéros de téléphone et codes postaux sont retirés du texteavant l'envoi.

Ces mesures réduisent l'exposition ; elles ne rendent pas les renseignements anonymes. Le récit d'une visite peut rester indirectement identifiant même sans coordonnées, et ce risque résiduel est traité dans notre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

6. Utilisation, accès et communication

Les renseignements personnels sont utilisés seulement aux fins annoncées : gestion de compte, exécution des fonctionnalités, sécurité et soutien. L'accès est limité au personnel et aux sous-traitants qui en ont besoin.

7. Droits des personnes

Vous pouvez demander l'accès, la rectification, la portabilité (si applicable) et la suppression de vos renseignements, selon la loi et les obligations contractuelles applicables.

8. Incident de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous suivons un processus de documentation, d'endiguement et de notification conforme, incluant la Commission d'accès à l'information lorsque la loi l'exige.

9. Contact pour demande de droits

Pour toute demande relative à vos renseignements personnels, écrivez à confidentialite@lagentic.ca.

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